L’intranet est un dispositif qui est présent dans presque toutes les grandes entreprises et qui est aujourd’hui prisé par les autres structures, même les plus petites. Ce réseau informatique interne permet de mutualiser les ressources afin de les rendre disponibles à l’ensemble des collaborateurs. Pourquoi opter pour un intranet ? Fonctionnement, utilité, sécurité : voici tout ce que vous devez savoir sur ce réseau.

Définition : qu’est-ce qu’un intranet ?

L’intranet est donc un réseau informatique mis en place au sein d’une entreprise, d’une organisation ou encore d’une collectivité. Il se compose de différentes ressources dont :

  • des documents partagés,
  • des pages accessibles à tous en réseau,
  • des applications,
  • des bases de données,
  • des messageries.

L’intranet est un peu un internet interne. Sa particularité est qu’il est disponible uniquement au sein d’une structure par les collaborateurs. Chaque poste de travail possède un accès.  Les ressources d’un intranet ne sont normalement pas consultables en dehors de l’entreprise. Néanmoins, il est possible de paramétrer des ordinateurs pour que les collaborateurs en déplacement ou en télétravail aient accès à leurs ressources.

Fonctionnalités : à quoi sert un intranet ?

L’intranet a de très nombreuses fonctionnalités. Ces dernières sont personnalisables, elles s’adaptent à l’activité de l’entreprise et à ses besoins. Voici quelques exemples. La liste proposée n’est pas exhaustive.

  • Disposer de fonctionnalités et d’applications internes à l’entreprise
  • Mutualiser les agendas
  • Avoir accès à ses mails professionnels
  • Mettre en place une messagerie interne sous forme de chat et plus rarement de forum
  • Diffuser, mettre à jour et échanger des documents
  • Accéder aux fichiers (personnel, clients, fournisseurs)
  • Faciliter la gestion de projets
  • Organiser des visioconférences

Il est à noter que l’intranet n’est plus réservé aux très grandes entreprises. Depuis la démocratisation du travail à distance, notamment à cause de l’épidémie de coronavirus, les entreprises de toutes les tailles optent pour un réseau interne.

Comment mettre en place un intranet ?

La mise en place de l’intranet au sein d’une structure nécessite plusieurs étapes. La première est de fixer des objectifs. En effet, créer un réseau interne doit avant tout répondre à des besoins. Les dirigeants comme les salariés et autres collaborateurs doivent discuter ensemble des attentes vis-à-vis de l’intranet. Cette étape est cruciale car en plus de définir le réel besoin d’un réseau interne, elle permet de faire une ébauche de l’intranet et de penser aux fonctionnalités souhaitées et donc à inclure.

La deuxième étape consiste à faire le point sur le matériel que l’entreprise possède et celui dans lequel il faut investir. La mise en place d’un intranet nécessite du matériel informatique, un logiciel et des serveurs. Ces derniers peuvent être internes ou externes à l’entreprise. Il est même possible d’opter pour le cloud, autrement dit des serveurs accessibles via internet. Cette étape inclut aussi la budgétisation du projet.

La dernière étape de la mise en place d’un intranet se fait en collaboration avec des prestataires spécialisés qu’il faut choisir. Ces derniers viendront au sein de l’entreprise pour faire un audit. Grâce à lui, ils sauront proposer une solution parfaitement adaptée aux besoins de l’entreprise et évolutive.

Une utilisation optimale de l’intranet

Une fois que l’intranet a été pensé, personnalisé et mis en place, il faut le prendre en main et apprendre à travailler avec ce nouvel outil. L’ensemble des employés doit être formé. Cette étape prend du temps et doit être budgétisée, mais elle est indispensable.

Pour assurer une bonne utilisation de l’intranet, il est hautement recommandé de nommer un ou plusieurs administrateurs. Ces référents pourront former les nouveaux employés et répondre aux questions des utilisateurs. Ce sont aussi ces personnes qui seront en contact avec le prestataire qui a mis en place l’intranet.

Intranet : un outil qui évolue

Lors de la mise en place d’un intranet, il est important de travailler sur l’architecture et la page d’accueil du réseau interne. La prise en main tout comme l’utilisation de l’outil doivent être faciles et rapides. Il faut aussi savoir qu’un intranet évolue en permanence en fonction des besoins de l’entreprise. Pour que l’outil soit une réelle plus-value, il faut que chaque utilisateur participe à l’évolution de l’outil en faisant des retours sur les points positifs comme les points négatifs.

La sécurité des données de l’intranet

Parce que l’intranet rassemble toutes les données relatives à une entreprise, il doit être parfaitement sécurisé. Voici quelques conseils pour protéger votre réseau informatique interne.

  • Opter pour un réseau domestique sécurisé. C’est la base !
  • Donner à chaque utilisateur un identifiant et un mot de passe. Celui-ci doit être fort. Il faut le changer régulièrement.
  • Apprendre à identifier les piratages, les escroqueries et les tentatives d’hameçonnage.
  • Utiliser l’intranet uniquement à partir d’un équipement personnel. Il est proscrit de ne connecter depuis un ordinateur public ou une connexion non sécurisée.
  • Mettre en place une politique de sécurité au sein de l’entreprise et communiquer dessus auprès des utilisateurs.
  • S’informer des mises à jour et les faire dès que possible car elles assurent un fonctionnement optimal.
  • Limiter l’accès aux données sensibles.

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