Incontournable pour assurer la mobilité en entreprise, la flotte de véhicules utilitaires représente un poste financier majeur, d’où l’importance de bien choisir les modèles pour s’adapter aux besoins de l’activité sans entraîner une hausse du TCO. Le choix s’effectuera sous un angle opérationnel, financier et sécuritaire.

Créer une flotte de véhicules utilitaires

Pour opérer une flotte de véhicules, la priorité est de choisir les bons modèles. Cette sélection s’effectuera principalement en fonction des particularités de l’activité. Dans le cadre de transports de personnes, les Combi sont plus adaptés tandis que pour le transport de marchandises, les choix iront vers les fourgonnettes disponibles en deux hauteurs et deux longueurs, les fourgons compacts ayant une hauteur inférieure à deux mètres pour accéder aux parkings souterrains ou les fourgons grand volume proposant jusqu’à quatre longueurs et trois hauteurs de cabine avec un volume de chargement atteignant 20 m3. La motorisation constitue aussi un critère déterminant et dépend du périmètre de circulation : autoroutier, rural, urbain ou montagnard. Les entreprises de logistique spécialisées dans la livraison du dernier kilomètre ont davantage intérêt à se tourner vers les motorisations électriques pour accéder aux Zones à Faibles Émissions et se conformer à la loi d’orientation des mobilités qui les pousse à renouveler leur parc avec des VZE.

Le nombre de véhicules doit aussi être étudié avec la plus grande minutie. Ce dimensionnement ne sera pas identique pour des services de navettes ou pour réaliser des tournées de livraison. En choisissant correctement le nombre de VUL, l’entreprise évite aussi de se retrouver avec des autos qui finissent par ne pas être utilisées et qui ne font qu’augmenter la charge financière.

Par ailleurs, il est très important d’établir systématiquement une Car Policy ou une politique automobile cohérente qui détermine l’attribution et l’usage chaque véhicule. Si en principe, la Car Policy est surtout dédiée aux conducteurs de véhicules de fonction ou de véhicules statutaires, elle est également adaptée aux véhicules utilitaires en dressant une liste de règles de conduite à respecter au cours de leur usage. Elle permet aussi de lier un véhicule à des fournisseurs spécifiques et facilite le processus de commandes et de renouvellement de la flotte.

La constitution d’une flotte implique en amont de choisir le mode de gestion adapté. L’externalisation est l’option la plus indiquée, car affecter une personne en interne pour s’occuper de ce département n’est pas toujours rentable. Les sociétés de fleet management ont l’avantage de détenir une véritable expertise dans la gestion de flottes grâce à l’usage de logiciels de gestion comprenant des tableaux de bord personnalisables. La prise en charge de services complémentaires comme l’approvisionnement en carburant, l’assurance, l’entretien ou les réparations est possible.

Le financement d’une flotte de véhicules utilitaires, demander un devis

Les entreprises ont le choix entre plusieurs solutions pour financer la création d’une flotte de véhicules utilitaires. Parmi elles figurent l’achat au crédit, le crédit-bail ou la Location Longue Durée. Le crédit bancaire est le plus utilisé des professionnels et implique une mobilisation de trésorerie. Pour des raisons pratiques, l’entreprise doit disposer de sa propre infrastructure de maintenance et adopter une gestion de flotte plus pointue en recrutant un personnel administratif, en utilisant des logiciels adaptés, etc. Cette solution peut être potentiellement gagnante grâce à la revente, mais le risque reste accru surtout avec la décote et les frais d’entretien élevés.

D’où l’avantage de se tourner plutôt vers le crédit-bail ou Location avec Option d’Achat (LOA) qui ne nécessite pas de gérer la revente ni les pertes dues à la dépréciation des véhicules. Cette offre de financement consiste à louer le véhicule sur une échéance plus ou moins longue en échange de loyers mensuels. Les souscripteurs gardent la possibilité de racheter les véhicules au terme du bail moyennant le versement de leur valeur résiduelle.

Quant à la Location Longue Durée (LLD), la différence avec la LOA va porter sur la fin du contrat qui exclut une possibilité de rachat. En revanche, une variété de prestations supplémentaires peut être fournie par le loueur comme l’entretien, la gestion du carburant, l’assistance au dépannage, l’assurance auto, les véhicules relais ou le remplacement de pneumatiques.

Les spécialistes recommandent de ne pas se contenter d’un mono-fournisseur pour constituer une flotte de VUL afin de profiter d’une marge de mise en concurrence et de réaliser des économies financières substantielles. Pour trouver des offres compétitives, demander des devis auprès de plusieurs fournisseurs s’inscrit comme une démarche cruciale. Le gestionnaire garde son pouvoir de négociation lorsque les prestataires savent qu’ils sont en lice avec d’autres professionnels.

Mode de sécurisation d’une flotte auto

Pour que la flotte ne se transforme pas en un gouffre financier pour une entreprise, elle doit être sécurisée au maximum. Cela passe tout d’abord par un entretien adapté. Le gestionnaire peut faire appel à des réseaux et partenaires spécialisés dans les contrôles règlementaires, les réparations, la maintenance et les pneumatiques ou solliciter le pack de services inclus dans la Location Longue Durée.

L’assurance constitue également un point fondamental. Les entreprises peuvent s’offrir l’aide des courtiers ou des agents généraux en assurance pour trouver des contrats adaptés à leurs besoins. À défaut, elles lancent des appels d’offres afin de mettre en compétition les assureurs. À la souscription, elles ont le choix entre les mono-contrats ou les contrats de flotte qui s’appliquent dès 3 à 5 véhicules. La différence relève du mode de tarification. Avec le mono-contrat, le prix est défini selon les critères habituels en lien avec le véhicule et le profil du conducteur. En contrat « flotte », il est établi en fonction de la sinistralité de la flotte, de la zone de circulation, de la clause d’usage et du type de VUL.

Il est très important d’organiser des formations à la conduite pour les collaborateurs afin de les sensibiliser au bon usage du véhicule. La maîtrise du TCO de la flotte passe par exemple par la mise en place de formations à l’éco-conduite qui initient les conducteurs à gérer la consommation de carburant et les frais d’usure et d’entretien. Les stages de récupération de points peuvent être aussi essentiels et sont organisés avec le service des Ressources Humaines. La formation à la prévention routière pour sa part réduit le taux de sinistralité de la flotte.

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