La gestion d’une flotte automobile représente un poste financier important pour une entreprise. Comment l’optimiser et choisir ses véhicules ?

La gestion de flotte auto est une tâche complexe associant plusieurs domaines d’intervention dont la logistique, la maintenance et la gestion administrative. La coordination de ces activités est essentielle pour assurer le bon fonctionnement du service. Tous les détails.

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Qu’est-ce qu’une flotte de véhicules ?

Une flotte de véhicules correspond à l’ensemble du parc automobile d’une entreprise. Elle regroupe plusieurs types de véhicules utiles à son fonctionnement :

  • Des voitures de fonction ;
  • Des voitures de service ;
  • Des véhicules professionnels ;
  • Des deux-roues, tracteurs, semi-remorques, camions…

Constituer une flotte de véhicules est avantageux pour l’entreprise. Cela lui permet notamment d’améliorer la gestion de son parc auto, de disposer de véhicules entretenus et de maîtriser les coûts.

Bien choisir ses véhicules

Le choix des véhicules constituant la flotte devra être fait en tenant compte de plusieurs critères : la fiabilité de la voiture, la consommation moyenne de carburant, le niveau d’émission de CO2. En optant pour un modèle fiable et économe, le gestionnaire de flotte parviendra à alléger ses dépenses.

De manière générale, les entreprises s’orientent vers deux types de véhicules : les VP (véhicules particuliers) et les VUL (véhicules utilitaires légers). Il faut savoir que la TVA sur les VUL est récupérable sur l’achat ou le leasing mais également sur l’entretien et les réparations.

Les règles d’attribution et d’utilisation des véhicules sont définis par le Car Policy ou la charte automobile. Celle-ci propose aux collaborateurs un catalogue de voitures présélectionnées adaptées à leurs besoins. Elle contribue aussi à simplifier le processus de commande et de renouvellement en permettant de contacter rapidement les fournisseurs concernés.

Ainsi, les professionnels ont tout intérêt à proposer, pour les véhicules de fonction, des grilles par niveaux avec un nombre limité de voitures de motorisation diesel ou hybride diesel, en tenant compte de leur prix de revient complet (TCO) et en limitant le niveau d’émission de CO2.

Le choix du financement de la flotte auto

Le financement des véhicules de société composant la flotte peut être réalisé comptant, à crédit ou en location. Voici les avantages et limites de chacune de ces formules.

L’achat comptant

Dans le cas où l’entreprise acquiert ses véhicules au comptant, elle en devient immédiatement propriétaire. Ceux-ci sont alors inscrits comme des immobilisations à l’actif de la société. Les véhicules peuvent être amortis de façon linéaire sur 5 ans et ainsi passer en charges d’exploitation (dotation aux amortissements) venant en déduction du résultat. Pour résumé, cette solution de financement présente plusieurs avantages : la société ne paie pas de frais financiers liés à un crédit ou une location ; elle est propriétaire des voitures et peut les revendre à tout moment.

L’achat au comptant n’est pas sans inconvénients puisqu’il implique une immobilisation de la trésorerie de l’entreprise et lui fait courir un risque financier lié à la perte de valeur des véhicules. Enfin, la société sera tentée de conserver ces biens plus longtemps même si cela induit des frais d’entretien élevés.

L’achat à crédit

Les entreprises peuvent acheter les véhicules constituant leur flotte à crédit. Toutefois, elles n’en sont réellement propriétaires qu’à l’issue du règlement de leur dernière mensualité. Le crédit est considéré comme une dette inscrite au passif. Quant aux intérêts, ils sont enregistrés comme des charges financières.

Cette solution permet au professionnel d’acquérir les véhicules progressivement en étalant les sorties de liquidités. De plus, il s’agit d’un investissement déductible du bénéfice imposable. Cependant, l’achat à crédit contraint l’entreprise à immobiliser de la trésorerie et ne lui permet pas d’avoir une visibilité claire sur les frais d’entretien.

Le leasing auto

Deux principaux modes de location sont proposés aux particuliers et professionnels : la location avec option d’achat (LOA) et la location longue durée (LLD).

La LOA permet à une société de louer des véhicules pendant une durée généralement comprise entre 1 et 5 ans. A l’issue du contrat, celle-ci peut décider d’acquérir les voitures louées en levant l’option d’achat. La valeur de rachat est définie lors de la signature du contrat et est souvent inférieure à la valeur du véhicule sur le marché de l’occasion.

La LLD fonctionne de la même manière que la LOA. Toutefois, il n’est pas possible pour l’entreprise de devenir propriétaire des biens loués. Effectivement, celle-ci doit impérativement les restituer au loueur. En optant pour cette formule, l’entreprise sait précisément ce que vont lui coûter les véhicules et transfère le risque financier chez la société de location qui sera chargée de la revente. En revanche, il est important de préciser que la LLD peut générer des frais importants en cas de dépassement du forfait kilométrique ou lors de la restitution.

Conseils pour optimiser la gestion de sa flotte auto

Le choix des véhicules et de leur mode de financement ne sont pas les seuls éléments permettant d’optimiser la gestion d’une flotte automobile. Pour gérer efficacement son parc auto, n’hésitez pas à suivre les conseils suivants :

Centralisez les informations

Il est indispensable de contrôler régulièrement l’état des véhicules afin d’allonger leur durée de vie. Il existe aujourd’hui de nombreux outils facilitant la gestion de flotte. Des plateformes de gestion en ligne permettent par exemple aux professionnels de contrôler les déplacements de leurs véhicules, de réaliser un suivi sur leur consommation en carburant et des réparations périodiques à effectuer. Des applications compatibles sur ordinateurs et mobiles sont également mises à disposition des dirigeants pour gérer leur parc auto en temps réel.

Sensibilisez les conducteurs à la préservation de leur véhicule

La gestion d’une flotte auto passe par la sensibilisation des salariés à la préservation de leur voiture. Chaque conducteur doit savoir comment repérer les anomalies avant qu’elles ne deviennent des pannes coûteuses. De simples gestes à adopter peuvent faire réaliser des économies significatives à l’entreprise : limiter sa vitesse, vérifier l’entretien des pneumatiques, réduire l’utilisation de la climatisation.

Limitez le nombre de fournisseurs

En réduisant votre nombre de fournisseurs, vous pourrez gagner en pouvoir de négociation auprès de ceux avec lesquels vous travaillez régulièrement. Pour réaliser des économies, il est conseillé de faire jouer la concurrence en utilisant un comparateur en ligne gratuit et sans engagement.

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