La mise en place d’une mutuelle d’entreprise obéit à une procédure particulière. Découvrez les modalités de mise en œuvre ou de révision d’une prévoyance complémentaire santé.

L’Assurance maladie ne prend pas en charge l’ensemble des frais de santé des assurés. Une complémentaire santé est nécessaire pour diminuer leur reste à charge. Depuis le 1er janvier 2016, les employeurs du secteur privé sont tenus de souscrire une mutuelle d’entreprise dès lors que la société compte un ou plusieurs salariés. Comment mettre en place une mutuelle d’entreprise ? Explications.

Etapes préparatoires à la mise en place de la mutuelle d’entreprise

La première étape consiste à étudier les obligations conventionnelles de l’entreprise. En effet, la mutuelle doit être conforme aux minimas prévus par l’accord interprofessionnel et/ou l’accord de branche. L’employeur devra également déterminer le budget qu’il souhaite allouer à la complémentaire santé sachant qu’il devra financer au moins la moitié des cotisations.

L’identification des besoins des salariés en matière de couverture des dépenses de santé constitue une étape incontournable. Cette évaluation pouvant être réalisée par voie de consultation n’est pas obligatoire mais vivement recommandée. Rappelons que la complémentaire santé doit satisfaire au niveau minimal de garanties imposé par la loi : l’intégralité du ticket modérateur à la charge des salariés sur les actes et prestations pris en charge par l’Assurance maladie ; le forfait journalier hospitalier ; les dépenses de frais dentaire à hauteur de 125 % du tarif conventionnel ; les dépenses de frais d’optique sur la base d’un forfait par période de 2 ans.

Choix du formalisme d’instauration de la mutuelle d’entreprise

Le choix du formalisme d’instauration de la mutuelle dans l’entreprise représente une étape importante. La mutuelle d’entreprise peut être instaurée par décision unilatérale de l’employeur (DUE). La plupart des entreprises privilégient ce mode de mise en place car il s’agit de la procédure la plus simple. Dans ce cas, l’employeur décide seul de la mutuelle santé retenue avant de transmettre une copie de l’acte fondateur, la notice et les conditions générales du contrat choisi avec émargement. L’acte fondateur est différent du contrat d’assurance puisque sa rédaction est libre. Ce document doit mentionner certains éléments et notamment le caractère collectif et obligatoire de la mutuelle, la date, les modalités de révision et de dénonciation du contrat, les cas de dispense. Un acte fondateur trop succinct peut être sanctionné par l’URSSAF. A l’inverse, un acte fondateur trop complet devra être revu à chaque évolution d’un élément inscrit. Il est donc nécessaire pour le chef d’entreprise de trouver le juste milieu.

Le dirigeant peut également décider d’adopter la mutuelle d’entreprise par référendum. Dans ce cas, il demande à chaque salarié de se prononcer. Organisé par l’employeur, le référendum devra être ratifié par une majorité de salariés. Dans un premier temps, le dirigeant doit rédiger le projet qui sera soumis au vote en veillant à ce qu’il soit en conformité avec les obligations conventionnelles des accords de branche ou, à défaut, avec le panier minimal de soins défini dans la loi de sécurisation de l’emploi. Il doit, dans un second temps, en informer le comité d’entreprise s’il y en a un ainsi que les salariés du projet et de la date du vote. Celui-ci se fait dans les conditions de vote des élections des délégués du personnel. Précisons que le vote électronique est autorisé pour l’adoption d’une mutuelle santé d’entreprise.

Enfin, la mutuelle de votre entreprise peut être mise en place par accords de branche. Un accord de branche permet de définir un cadre juridique négocié entre les partenaires sociaux et adapté à la branche professionnelle. Ainsi, lorsqu’une entreprise dépend d’une branche d’activité ayant signé un accord de branche, la mutuelle obligatoire doit impérativement être instaurée dans les conditions fixées par cet accord. Si certaines branches peuvent suggérer à l’entreprise un ou plusieurs assureurs, l’employeur reste toutefois décisionnaire.

Le choix de l’organisme assureur

En principe, l’entreprise est libre de choisir l’assureur auprès duquel elle souhaite souscrire sa mutuelle obligatoire. En effet, les accords de branche prévoyant une clause de désignation ayant pour objet d’imposer aux entreprises relevant de cet accord la gestion de leur complémentaire santé collective à un même assureur, ont été déclarés anticonstitutionnels par le Conseil constitutionnel en 2013. Comme précisé précédemment, un accord de branche ne peut désormais que suggérer un ou plusieurs organismes assureurs.

N’hésitez pas à prendre le temps de comparer les mutuelles entreprises en fonction des besoins de vos salariés. Pour cela, vous pouvez utiliser un comparateur en ligne gratuit et sans engagement. Le choix de votre mutuelle sera différent selon les caractéristiques de la catégorie à laquelle est destinée cette couverture : moyenne d’âge, charge de famille, niveau de revenus, ancienneté, type d’activité… Pour répondre efficacement aux attentes de vos salariés, il peut être judicieux d’opter pour un contrat comportant des options facultatives et prévoyant des services complémentaires comme l’assistance ou encore l’accès aux nouvelles technologies de la santé. Notons que la complémentaire santé doit couvrir l’ensemble des salariés ainsi que leurs ayants droit, à titre facultatif ou obligatoire. Pour être sûr de faire le bon choix, l’employeur peut demander conseil auprès d’un professionnel.

Le délai de mise en place de la mutuelle entreprise

Les employeurs du secteur privé doivent proposer à leurs salariés une complémentaire santé collective depuis le 1er janvier 2016. L’entreprise qui a déjà mis en place un contrat de mutuelle collective obligatoire pour ses salariés et qui souhaite le réviser ou en changer n’est pas libre de choisir sa procédure de mise en œuvre sauf si la mutuelle a été adoptée par DUE. Ainsi, si l’acte fondateur précédent était un référendum, le suivant devra également suivre cette voie à moins qu’il ne fasse l’objet d’un accord d’entreprise. Si la mutuelle a été mise en place par accord d’entreprise, l’employeur n’aura pas le choix : un nouvel accord devra être signé.

Il est donc important de bien connaître la procédure à suivre pour mettre en place une mutuelle au sein de son entreprise.

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